Hành trình đưa AI vào công việc tại Xã Đại Thanh

AIE Creative không đưa AI vào tổ chức chỉ với một khóa đào tạo đơn thuần. Chúng tôi xây dựng và đồng hành cùng một quy trình xuyên suốt, bắt đầu từ khảo sát nhu cầu, thiết kế nội dung phù hợp với đặc thù công việc, tổ chức đào tạo, hỗ trợ trong quá trình áp dụng và cuối cùng là đánh giá năng lực bằng dữ liệu cụ thể. Trong đó, các sản phẩm AI mà học viên tạo ra đều được định hướng gắn với công việc thực tế, để việc học không dừng lại ở việc biết sử dụng công cụ mà từng bước chuyển thành hiệu quả trong công việc.

Thực tế cho thấy, nhiều tổ chức đã đầu tư cho các chương trình đào tạo AI nhưng sau khi khóa học kết thúc, việc AI có thực sự được đưa vào công việc hay tạo ra thay đổi cụ thể vẫn là một câu hỏi khó trả lời. Học viên có thể hào hứng trong buổi học, biết thêm nhiều công cụ như ChatGPT, Gemini hay NotebookLM, nhưng nếu kiến thức đó không được gắn với những nhiệm vụ hằng ngày thì rất khó duy trì việc sử dụng sau đào tạo. Vấn đề vì thế không chỉ nằm ở việc lựa chọn công cụ, mà còn ở cách tổ chức xây dựng một lộ trình để chuyển từ “biết” sang “làm” và có cơ sở để đánh giá kết quả. Đây cũng là cách AIE Creative tiếp cận quá trình đưa AI vào công việc tại Xã Đại Thanh.

1. Bắt đầu từ nhu cầu thực tế của từng bộ phận

Một chương trình đào tạo được thiết kế theo nhu cầu không bắt đầu bằng một bộ slide có sẵn, mà bắt đầu từ việc tìm hiểu công việc thực tế của từng bộ phận trước khi xây dựng nội dung. Với một đơn vị hành chính cấp xã, công việc của bộ phận Văn phòng – Thống kê có những đặc thù khác với Tài chính – Kế toán, và cả hai lại khác với Tư pháp – Hộ tịch hay Địa chính – Xây dựng. Mỗi nhóm nghiệp vụ xử lý những loại văn bản, dữ liệu và nhiệm vụ khác nhau, vì vậy nhu cầu ứng dụng AI cũng không hoàn toàn giống nhau.

Thông qua khảo sát, AIE Creative xác định những công việc mà từng nhóm đang thực hiện, những khâu thường mất nhiều thời gian, cũng như các loại văn bản và dữ liệu thường xuyên được xử lý. Đây là cơ sở để nội dung đào tạo và bài tập thực hành được điều chỉnh theo đặc thù của từng nhóm, giúp học viên có thể thực hành với những tình huống gần với công việc của mình thay vì chỉ làm quen với các ví dụ chung.

Bên cạnh nội dung đào tạo, ngay từ giai đoạn chuẩn bị, AIE Creative cũng xác định rõ các điều kiện cần thiết để chương trình có thể triển khai hiệu quả. Thiết bị, đường truyền, tài khoản sử dụng công cụ và sự phối hợp từ phía đơn vị đều có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hành. Việc thống nhất những yêu cầu này ngay từ đầu giúp cả hai bên chủ động hơn trong quá trình triển khai và hạn chế những vướng mắc có thể ảnh hưởng đến kết quả đào tạo.

2. Từ học AI đến áp dụng vào công việc

Điểm quan trọng của chương trình nằm ở việc các hoạt động được kết nối thành một lộ trình thống nhất, thay vì chỉ tập trung vào thời gian đứng lớp. Hai ngày đào tạo cơ bản được triển khai theo nguyên tắc 25% nền tảng và 75% thực hành, trong đó mỗi chuyên đề đều hướng đến một sản phẩm cụ thể có thể tiếp tục sử dụng trong công việc. Kết thúc một nội dung, học viên không chỉ ghi nhớ thêm một công cụ hay một cách làm, mà có thể hoàn thiện một dự thảo công văn, một file dữ liệu đã được làm sạch và phân tích, một bộ KPI cho nhiệm vụ thực tế hoặc một sơ đồ workflow cho công việc của chính mình.

Sau thời gian đào tạo trực tiếp, học viên tiếp tục tham gia một buổi Zoom hỗ trợ để trao đổi và xử lý những vướng mắc phát sinh khi bắt đầu đưa AI vào công việc thực tế. Đây là giai đoạn quan trọng bởi những khó khăn trong quá trình áp dụng thường chỉ xuất hiện khi người học bắt đầu làm việc với dữ liệu, hồ sơ và quy trình thực tế của đơn vị.

Bên cạnh đó, học viên thực hiện bài thi lý thuyết trên hệ thống LMS của AIE để kiểm tra kiến thức về nguyên lý sử dụng và các nguyên tắc an toàn, đồng thời nộp một bài thực hành gắn với nghiệp vụ trong thời hạn quy định. Kết quả học tập vì vậy không chỉ được thể hiện qua việc tham gia lớp học mà còn được lưu lại, chấm điểm và tổng hợp thành dữ liệu. LMS không đơn thuần là nơi tổ chức bài kiểm tra, mà trở thành một phần trong quá trình theo dõi và đánh giá năng lực của từng học viên.

3. Một lộ trình liền mạch từ học đến làm

Một điểm đáng chú ý trong chương trình là việc kết nối các sản phẩm thực hành với hệ thống HanoiWork, thay vì để hoạt động học AI diễn ra tách biệt với công việc hằng ngày. Với cán bộ, công chức, kết quả công việc được thể hiện thông qua những nhiệm vụ cụ thể và cách thức ghi nhận trên hệ thống quản lý công việc. Vì vậy, AIE Creative định hướng để các sản phẩm được tạo ra trong quá trình đào tạo có thể gắn với chính những nhiệm vụ mà học viên đang thực hiện.

Cụ thể, phiếu giao việc được thực hành theo mẫu phù hợp với HanoiWork; bộ KPI được xây dựng dựa trên nhiệm vụ thực tế và cách thức ghi nhận tương ứng; kế hoạch ứng dụng AI trong 30 ngày cũng đi kèm với những nhiệm vụ cụ thể để học viên có thể tiếp tục triển khai sau khi kết thúc chương trình. Nhờ đó, việc sử dụng AI được đặt trong mối liên hệ trực tiếp với quy trình công việc thay vì chỉ dừng lại ở phạm vi của một khóa đào tạo.

Từ đây hình thành một chu trình tương đối rõ ràng: học viên sử dụng AI để hỗ trợ một công việc thực tế, tạo ra sản phẩm từ công việc đó, tiếp tục đưa sản phẩm vào quy trình xử lý và ghi nhận nhiệm vụ trên hệ thống. AI vì vậy được đặt trong chính guồng công việc mà mỗi người đang thực hiện, giúp việc ứng dụng có cơ sở để tiếp tục theo dõi và đánh giá thay vì chỉ dựa trên cảm nhận sau khóa học.

4. Gắn AI với công việc và hiệu suất trên HanoiWork

Sau khi hoàn thành các phần đánh giá, AIE Creative tổng hợp kết quả và gửi lại đơn vị một báo cáo tổng thể. Báo cáo không chỉ phản ánh tỷ lệ hoàn thành hay kết quả bài thi mà còn cung cấp dữ liệu về năng lực ứng dụng AI theo từng nhóm nghiệp vụ, những sản phẩm tiêu biểu học viên đã tạo ra và mức độ phù hợp của các sản phẩm đó với công việc thực tế.

Từ những dữ liệu này, đơn vị có thể có một cái nhìn rõ hơn về năng lực hiện tại của đội ngũ: nhóm nào đã có khả năng ứng dụng tốt, những nội dung nào còn hạn chế và những năng lực nào cần tiếp tục được bổ sung. Việc đánh giá vì thế không chỉ dừng ở câu hỏi “học viên có tham gia khóa học hay không”, mà đi sâu hơn vào việc họ đã tiếp thu được gì và có thể đưa những kiến thức đó vào công việc ở mức độ nào.

Quan trọng hơn, báo cáo cũng giúp xác định những khoảng trống năng lực và các vấn đề cần lưu ý nếu đơn vị muốn mở rộng việc ứng dụng AI. Đây là cơ sở để các quyết định về nội dung đào tạo tiếp theo có thể được xây dựng dựa trên dữ liệu thực tế thay vì chỉ dựa vào cảm nhận hoặc nhu cầu chung.

5. Tiếp tục phát triển từ những kết quả đã có

Khi đã có kết quả đánh giá từ giai đoạn cơ bản, chương trình nâng cao có thể tiếp tục được xây dựng dựa trên những sản phẩm học viên đã tạo ra và những khoảng trống năng lực được xác định từ dữ liệu. Ba ngày đào tạo nâng cao vì vậy không đơn thuần là một khóa học mới, mà là bước tiếp theo của quá trình đã được triển khai trước đó.

Học viên tiếp tục phát triển từ những sản phẩm đã thực hiện, từng bước hướng đến việc xây dựng hệ thống làm việc cùng AI như tổ chức kho tri thức nghiệp vụ, thiết kế và kiểm thử trợ lý AI theo quy trình công việc hay ứng dụng AI trong hoạt động truyền thông. Nội dung được điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của đội ngũ, kết hợp với các buổi Zoom hỗ trợ và tiếp tục đánh giá trên LMS để học viên có thể hoàn thiện sản phẩm trong quá trình thực hiện.

Như vậy, mỗi vòng đào tạo đều tạo ra dữ liệu để làm cơ sở cho vòng tiếp theo. Những gì học viên đã làm, những điểm còn hạn chế và những năng lực đã hình thành đều có thể trở thành đầu vào cho việc thiết kế nội dung tiếp theo. Đây cũng là lý do chương trình được tiếp cận như một quá trình xây dựng năng lực liên tục thay vì một chuỗi khóa học tách rời.

Xuyên suốt quá trình đó, một nguyên tắc an toàn được duy trì là: AI hỗ trợ và đề xuất, con người kiểm chứng, người có thẩm quyền đưa ra quyết định. Đặc biệt trong môi trường hành chính công, việc ứng dụng AI cần đi cùng với khả năng kiểm tra thông tin, xem xét tính phù hợp của kết quả và bảo đảm trách nhiệm của người sử dụng đối với sản phẩm cuối cùng.

6. Từ đào tạo AI đến năng lực ứng dụng trong công việc

Một khóa đào tạo AI có thể giúp người học biết cách sử dụng một công cụ, nhưng để AI thực sự đi vào công việc, quá trình đó cần nhiều hơn một vài buổi học. Với cách AIE Creative đồng hành, chương trình bắt đầu từ việc khảo sát nhu cầu, thiết kế nội dung theo đặc thù công việc, tạo ra sản phẩm thực tế trong quá trình học, kết nối sản phẩm với nhiệm vụ trên hệ thống đang vận hành, đánh giá năng lực thông qua bài thi và bài thực hành, sau đó tổng hợp thành báo cáo để làm cơ sở cho những bước tiếp theo.

Điểm quan trọng nằm ở sự liên kết giữa các giai đoạn. Học viên không chỉ học để biết, mà có cơ hội thực hành trên những công việc cụ thể; sản phẩm không chỉ được tạo ra rồi kết thúc cùng buổi học, mà được định hướng để tiếp tục sử dụng trong công việc; kết quả đào tạo không chỉ được ghi nhận bằng sự tham gia, mà còn được thể hiện qua dữ liệu và sản phẩm thực tế.

Công cụ AI ngày càng trở nên phổ biến và dễ tiếp cận. Tuy nhiên, để đưa AI vào một tổ chức một cách hiệu quả, điều quan trọng không chỉ là lựa chọn công cụ phù hợp mà còn là xây dựng được một quy trình giúp đội ngũ biết cách sử dụng, áp dụng đúng công việc, kiểm tra kết quả và từng bước cải thiện cách làm.

Đó cũng là hành trình AIE Creative đồng hành cùng Xã Đại Thanh: từ việc tìm hiểu nhu cầu thực tế, tổ chức đào tạo và thực hành, đến đánh giá năng lực và tiếp tục xây dựng lộ trình nâng cao, với mục tiêu đưa AI từ một công cụ được học thành một phương tiện hỗ trợ thiết thực trong công việc hằng ngày.

Truy cập link để tham gia group Zalo Tư vấn về Ứng dụng AI trong hành chính công: https://zalo.me/g/up2swdmisxqxn45enkdx