Ngày 07/11/2026, Công ty Cổ phần Công nghệ Giáo dục Sáng tạo AIE (AIE Creative) tổ chức Ngày 1 của khóa đào tạo “Ứng dụng GenAI trong công việc tại UBND xã Vĩnh Am” (thành phố Hải Phòng) với chủ đề “Ứng dụng AI tối ưu hiệu suất công việc cho hành chính công”. Chương trình dành cho khoảng 70 cán bộ, công chức và lãnh đạo xã, đi từ AI an toàn, câu lệnh đúng việc ở buổi sáng đến soạn và rà soát văn bản hành chính ở buổi chiều. Ngày 2 diễn ra vào 14/11/2026.
Khóa học do giảng viên Nguyễn Ngọc Tuấn của AIE Creative phụ trách. Ngoài nội dung chuyên môn, chương trình đáng chú ý ở thứ tự thiết kế: dữ liệu nào được phép đưa lên AI được trả lời trước, câu lệnh viết thế nào để có đầu ra dùng được đến sau, và chỉ khi hai phần đó vững thì lớp mới bước vào việc soạn công văn, kế hoạch. Toàn bộ bài thực hành dùng dữ liệu giả lập, không có hồ sơ thật của người dân hay của xã nào được đưa vào lớp.
Khảo sát trước khóa học nhằm nắm bắt năng lực thực tế của người tham gia
Trước khóa học, AIE Creative khảo sát và lấy ý kiến cán bộ, công chức cùng lãnh đạo, cán bộ chủ chốt của xã. Kết quả cho thấy AI đã bắt đầu đi vào công việc hằng ngày, đồng thời vẫn còn những khoảng trống nhất định về kỹ năng và quy tắc sử dụng. Nhu cầu chung tập trung vào soạn công văn, thông báo, viết và tổng hợp báo cáo, phân tích số liệu và tra cứu quy định.
Khóa học được thiết kế dựa trên điều chỉnh từ kết quả khảo sát
Từ kết quả khảo sát, AIE Creative thiết kế một giáo trình AI gắn từng nhu cầu ghi nhận với một phần cụ thể của hai ngày học.
Nhu cầu nổi bật nhất là học soạn văn bản hành chính, được khoảng 83% người được hỏi quan tâm, nên toàn bộ buổi chiều Ngày 1 dành cho SP1, SP2 và bảng kiểm. Buổi sáng tập trung vào hai nền tảng chung: dùng AI an toàn với dữ liệu và viết câu lệnh có cấu trúc, để cả lớp làm việc với AI theo cùng một cách. Bước kiểm tra chéo sau mỗi sản phẩm giúp kết quả đủ tin cậy trước khi đưa vào văn bản chính thức. Nhu cầu tổng hợp số liệu (khoảng 75%) cùng tra cứu, tóm tắt (khoảng 63%) được dành cho Ngày 2, với báo cáo, bảng theo dõi và sổ tay nghiệp vụ.
Tuy nhiên, khảo sát phản ánh nhu cầu và tự đánh giá của người học, còn năng lực thực hành được kiểm tra trực tiếp tại lớp. Vì vậy mỗi phần học đều kết thúc bằng một sản phẩm cụ thể để giảng viên và học viên cùng nhìn thấy mức độ nắm bài, thay vì dừng ở cảm giác “đã hiểu”.
Khởi động bằng Kahoot, ghép nhóm theo công việc
Lớp bắt đầu bằng phần khởi động và đánh giá đầu vào trên Kahoot. Học viên mở kahoot.it trên điện thoại hoặc máy tính, nhập mã PIN hiện trên màn chiếu, đặt tên theo dạng họ tên – bộ phận và trả lời nhanh các tình huống dùng AI ở xã.
Sau đó lớp được ghép thành các nhóm 5-7 người theo tính chất công việc: lãnh đạo và chỉ đạo điều hành; văn phòng, thống kê, tổng hợp; hành chính công, tư pháp, hộ tịch; địa chính, xây dựng, môi trường, tiếp công dân; văn hóa, xã hội, truyền thanh; nông nghiệp, dịch vụ công. Trong các bài thực hành, học viên đối chiếu phiếu với bạn cùng nhóm và thống nhất các điểm khác nhau.
Buổi sáng: AI an toàn trước khi bàn đến hiệu suất
Buổi sáng (08:30-11:45) mở đầu bằng một thông điệp xuyên suốt: AI viết nháp, cán bộ kiểm tra và chịu trách nhiệm. Giảng viên đặt cạnh nhau những việc AI làm tốt, như viết nháp theo mẫu, tóm tắt, lập bảng, với những chỗ AI hay sai, như bịa số hiệu và ngày ban hành văn bản, dùng quy định đã hết hiệu lực hay tự tin cả khi không chắc.
Với người mới làm quen với AI, cách đặt vấn đề này gỡ cùng lúc hai thái cực: tin tuyệt đối và sợ không dám dùng. Biết AI mạnh ở đâu, yếu ở đâu thì cán bộ dùng đúng chỗ và kiểm đúng chỗ.
Để học viên tự cảm nhận, lớp mổ xẻ một đoạn trả lời minh họa của AI: có thông tư, có ngày ban hành, có thời hạn và tỷ lệ đúng hạn, lại kết thúc bằng lời khuyên “yên tâm áp dụng ngay”. Mỗi chi tiết trong ngoặc vuông là một chỗ phải mở nguồn đối chiếu.
Một số hiệu sai trong văn bản hành chính có thể kéo theo cả một quyết định sai. Vì vậy, bài tập này biến nhận thức “AI có thể sai” thành thói quen cụ thể: tự hỏi căn cứ có thật không, số liệu lấy từ đâu, có đúng địa bàn, thời điểm và thẩm quyền của xã không, và câu nào do AI tự thêm.
Ba luồng dữ liệu: xanh, vàng, đỏ
Trọng tâm của buổi sáng là phân loại dữ liệu. Luồng xanh dành cho tài liệu đã công khai và dữ liệu giả lập; luồng vàng cho tài liệu nội bộ chưa công khai, chỉ dùng khi đã xác định được phép; luồng đỏ cho bí mật nhà nước, hồ sơ có định danh và dữ liệu nhạy cảm, không đưa lên công cụ AI. Trong bài thực hành, học viên xếp luồng cho từng tình huống mô phỏng, ghi lý do vào phiếu, rồi dọn một bảng danh sách hỗ trợ có định danh giả: bỏ cột thừa, thay định danh bằng mã, giữ bản gốc trên máy.
An toàn dữ liệu là mối quan tâm hàng đầu khi dùng AI, được khoảng 46% người được hỏi nêu ra. Vì vậy, AIE Creative thiết kế hoạt động này nhằm tạo thói quen cho người tham gia: phân loại trước giúp dùng AI yên tâm và đúng phạm vi được phép. Hai lưu ý được nhấn mạnh là xóa tên, số điện thoại chưa làm hồ sơ đủ điều kiện đưa lên AI công cộng, và tài khoản trả phí hay chế độ riêng tư không thay quyết định về phạm vi dữ liệu. Với lãnh đạo, bài có thêm yêu cầu chỉ ra ai trong bộ phận chịu trách nhiệm quyết định phạm vi dữ liệu, vì đó là một trong những công việc của lãnh đạo.
Câu lệnh đúng việc: sáu thành phần và bộ ba câu lệnh cá nhân
Sau phần an toàn, lớp chuyển sang câu lệnh. Thay vì dạy mẹo, AIE Creative đưa ra công thức sáu thành phần: vai trò, nhiệm vụ, bối cảnh, nguồn, đầu ra và giới hạn. Học viên chạy một câu lệnh mơ hồ như “viết giúp tôi thông báo lịch tiếp dân”, rồi viết lại đủ sáu thành phần và so sánh hai kết quả.
Khác biệt hiện ra ngay trước mắt: bản đầu dài, chung chung, tự thêm căn cứ và giờ giấc; bản sau ngắn, đúng người đọc và biết ghi thay vì đoán. Phần giới hạn quan trọng nhất, vì nó biến một AI hay “điền cho đủ” thành một AI chịu dừng ở chỗ thiếu dữ kiện.
Tiếp đó, học viên lưu hướng dẫn cá nhân một lần trong ChatGPT hoặc Gemini: chức danh, lĩnh vực phụ trách, văn phong hành chính, và quy tắc không bịa căn cứ, số liệu.
“Lưu một lần, dùng mọi lần” nghĩa là mọi câu trả lời sau đều đúng văn phong công vụ mà không phải nhắc lại. Với lãnh đạo, quy tắc “luôn tách phần đề xuất và phần cần tôi quyết định” giữ quyền quyết định ở người ký.
Phần cuối buổi sáng là bộ ba câu lệnh theo vị trí việc làm: soạn văn bản, tổng hợp thông tin và tra cứu theo nguồn, bám sát ba việc cán bộ muốn AI hỗ trợ nhiều nhất. Riêng tra cứu có nguyên tắc rõ: chỉ dựa trên tệp đính kèm, trích đoạn nguồn kèm vị trí, không có thì trả lời “Tài liệu không đề cập”.
Muốn đánh giá mức độ AI-Ready của tổ chức?
AIE Creative có thể giúp bạn rà soát hiện trạng, xác định khoảng trống và đề xuất lộ trình đào tạo phù hợp.
Bộ câu lệnh được lưu lại để tuần sau dùng ngay, nên buổi học để lại một công cụ làm việc chứ không chỉ kiến thức. Ranh giới ở khâu tra cứu, AI không tự kết luận quyền lợi của người dân và việc vượt thẩm quyền chuyển cán bộ chuyên môn, bảo vệ chính người dân khỏi một câu trả lời sai chỗ.
Kiểm tra chéo và nguyên tắc dùng AI của lớp
Mỗi sản phẩm được kiểm tra chéo ở ba điểm: dữ kiện có khớp tình huống, nguồn có mở được và đúng đoạn trích, đầu ra có đúng yêu cầu. Nếu sai, học viên dùng câu lệnh sửa: chỉ rõ chỗ sai, dẫn đoạn nguồn đúng và yêu cầu AI liệt kê điều chưa chắc chắn. Cuối buổi, mỗi nhóm chốt nguyên tắc dùng AI của mình, xoay quanh năm ý chung: phân loại trước khi dán; AI viết nháp, người chịu trách nhiệm; có nguồn mới dùng; thiếu thì để trống, không đoán; không để AI tự gửi, tự ban hành.
AI nói “đã kiểm tra” chưa phải là kiểm tra; người mở nguồn mới là kiểm tra. Đây là câu trả lời trực tiếp cho mối quan tâm về độ chính xác của kết quả AI, được khoảng 42% người được hỏi nêu ra. Còn nguyên tắc nhóm là dự thảo của lớp, quy chế chính thức do UBND xã ban hành.
Buổi chiều: soạn và rà soát văn bản hành chính
Buổi chiều (13:30-16:45) dành cho nhu cầu được khoảng 83% người được hỏi quan tâm nhất: soạn văn bản hành chính với sự hỗ trợ của AI. Mở đầu là bốn lỗi hay gặp ở dự thảo, nhất là khi dùng AI: thiếu đối tượng, căn cứ chưa xác minh, giao việc không rõ và thiếu thời hạn. Nêu lỗi trước giúp học viên biết cần nhìn vào đâu khi nhận bản nháp, thay vì chỉ đọc cho xuôi tai. Một văn bản trôi chảy vẫn có thể không nói ai làm, bao giờ xong.
Lớp học quy trình năm bước và phân vai rõ giữa người và AI: người xác định dữ kiện, AI đề xuất dàn ý để người duyệt, AI tạo nháp, người đối chiếu, rồi người định dạng theo mẫu của xã trên Word. Số, ký hiệu, ngày ban hành, căn cứ và thẩm quyền ký luôn do người điền và kiểm.
Trong năm bước, ba bước thuộc về người, và ở bước nào người làm cũng có thể dừng để sửa. Nháp của AI không bao giờ được chép thẳng vào văn bản gửi đi. Cách tách vai này giữ trách nhiệm ở người ký, đúng tinh thần đã đặt ra từ buổi sáng.
Sản phẩm 1: công văn đề nghị
Học viên đọc dữ kiện giả lập của một công văn đề nghị, gạch chân mục đích, người nhận, thời hạn, rồi dùng câu lệnh mẫu để AI tạo nháp. Sau đó đối chiếu từng dữ kiện, chỉnh thể thức trên Word và tự kiểm bằng bảng kiểm. Công văn là loại văn bản được khoảng 75% người được hỏi muốn AI hỗ trợ nhất. Khi AI lo phần nháp, người học dồn sức vào ba thứ quyết định chất lượng: dữ kiện, người nhận và thời hạn. Chỗ nào thiếu thì giữ nguyên để không bị đoán thay.
Sản phẩm 2: kế hoạch theo vai trò
Cán bộ soạn kế hoạch; lãnh đạo soạn tờ trình hoặc thông báo kết luận từ biên bản giao ban giả lập. Điểm đáng chú ý là “điểm dừng” trong câu lệnh: AI chỉ đưa dàn ý và bảng phân công, gồm nhiệm vụ, chủ trì, phối hợp, thời hạn, sản phẩm, rồi chờ người duyệt mới viết toàn văn. Một kế hoạch tốt phải rõ ai làm, làm gì, bao giờ xong. Duyệt khung trước khi viết toàn văn giúp phát hiện thiếu người chủ trì hay thiếu thời hạn từ sớm, còn phần chưa chắc được ghi thay vì để AI tự đặt. Với lãnh đạo, mỗi kết luận phải có một đầu mối và một thời hạn.
Bảng kiểm cuối buổi
Cuối buổi, học viên rà bài theo bảng kiểm tám mục, từ đúng mục đích và đối tượng, khớp dữ kiện, căn cứ có thật, đủ thể thức, đến đánh dấu phần chưa xác nhận. Bài nộp gồm SP1, SP2, bảng kiểm, nguồn dữ kiện và câu lệnh đã dùng. Bảng kiểm biến cảm giác “thấy ổn” thành tiêu chí có thể kiểm được. Việc nộp kèm nguồn và câu lệnh cho phép cả người học lẫn giảng viên nhìn lại cách làm, không chỉ nhìn kết quả.
Công cụ miễn phí vẫn đủ để học trọn bài
Một chi tiết đáng ghi nhận trong thiết kế khóa học là mức chi phí. ChatGPT là công cụ chính, Gemini dùng bằng Gmail cá nhân làm phương án dự phòng khi ChatGPT quá tải, NotebookLM được dùng ở Ngày 2 để hỏi đáp chỉ dựa trên tài liệu đã nạp, còn Word và Excel là nơi hoàn thiện thể thức, kiểm số liệu và lưu sản phẩm. Với các bài thực hành của Ngày 1, bản miễn phí là đủ. Tài khoản trả phí chỉ đáng cân nhắc khi dùng hằng ngày, chẳng hạn để lưu bộ câu lệnh trong Project hoặc đọc nhiều tệp dài cùng lúc, và không thay đổi quyết định về phạm vi dữ liệu.
Ngày 2 và hành trình sau khóa học
Trước khi kết thúc Ngày 1, học viên được dặn chuẩn bị cho Ngày 2 ngày 14/11: mang theo SP1, SP2 và bộ ba câu lệnh làm đầu vào cho bài tổng hợp báo cáo; chuẩn bị bảng số liệu 30-50 dòng và hai báo cáo thành phần cho SP3 báo cáo và SP4 bảng theo dõi; một mẫu báo cáo và một trang PDF có bảng để thực hành trích xuất, đối chiếu số liệu; và 3-5 tài liệu được phép dùng cho mỗi nhóm để xây SP5 sổ tay nghiệp vụ. Buổi chiều Ngày 2 sẽ hoàn thiện sổ tay, bản mẫu nhóm và kế hoạch 30 ngày.
Chương trình không dừng ở hai ngày học. Sau khóa có một buổi Zoom bổ trợ 3 giờ, hỗ trợ trong 30 ngày, và mỗi học viên áp dụng ít nhất một việc thật vào công việc của mình. Đây là cách để kết quả đào tạo được đo bằng việc đã thay đổi trong công việc hằng ngày thay vì số người có mặt trong lớp.
Đào tạo AI cho hành chính công nhìn như một dịch vụ chuyên nghiệp
Nhìn lại Ngày 1 tại Vĩnh Am, phần quyết định chất lượng khóa học không nằm trọn trong thời gian đứng lớp. Khảo sát trước khi thiết kế, cách chuyển kết quả khảo sát thành từng phần của chương trình, bộ tài liệu thực hành giả lập, phiếu phân loại dữ liệu, bảng kiểm dùng chung và kế hoạch hỗ trợ sau khóa đều là những phần việc diễn ra ngoài giờ giảng. Đào tạo AI vì vậy gần với một dịch vụ chuyên nghiệp hơn là một buổi chia sẻ kiến thức.
Với khối hành chính công, một chương trình đạt chuẩn cần trả lời được bốn câu hỏi. Cán bộ đang thiếu năng lực gì so với yêu cầu công việc thật. Bài thực hành có bám nghiệp vụ mà vẫn giữ được yêu cầu về an toàn dữ liệu và bí mật nhà nước hay không. Kết quả học được kiểm tra bằng sản phẩm nào. Và sau khóa học, đơn vị đi tiếp bằng lộ trình nào.
Bối cảnh hiện nay khiến bốn câu hỏi đó trở nên cấp thiết. Khảo sát tại Vĩnh Am cho thấy cán bộ đã bắt đầu tiếp cận AI, đồng thời vẫn còn những khoảng trống nhất định về quy tắc dữ liệu và cách kiểm chứng kết quả. Khi AI được dùng để soạn công văn, kế hoạch, báo cáo, những sai sót như số hiệu văn bản bịa, căn cứ hết hiệu lực hay số liệu làm tròn sai không còn là lỗi nhỏ. Thứ tổ chức cần là một dịch vụ đi trọn từ khảo sát, thiết kế theo nghiệp vụ, đào tạo, kiểm tra bằng sản phẩm cho đến hỗ trợ áp dụng sau đào tạo.
